Un assistant ou une assistante de direction- Bureau des représentations - CDD

Réf. DPCR2CDD
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 31/08/2022
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de direction- Bureau des représentations - CDD pour :

CAB - Cabinet de la Présidence

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Employeur de premier plan, la Région Ile-de-France est aujourd’hui engagée dans sa transformation numérique et est porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens.

A proximité immédiate de Paris, la Région s’est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, open spaces et outils collaboratifs, télétravail, salle de sport…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier, ayant à cœur de satisfaire les utilisateurs et d’œuvrer pour un meilleur service public.

La Région Île-de-France recherche 1 assistante ou assistante de direction- Bureau des représentations - CDD pour :

Direction protocole, du courrier et des représentations

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

 

> Vos missions

Assurer, sous l’autorité du bureau des représentations, le secrétariat d’un membre de l'exécutif :

 

Missions de secrétariat

-     Gestion des agendas

-     Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes

-     Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil

-     Gestion des déplacements

 

Gestion du courrier

-     Gestion des courriers et des courriels via le logiciel Elise

-     Rédaction de courriers, de comptes rendus

-     Suivi des parapheurs, classement et archivage

 

Préparation des réunions des commissions et séances plénières

-     Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas

-     Constitution des dossiers pour l’élu (e)

-     Gestion des mandats spéciaux et des présences

 

Gestion des fichiers électroniques

-     Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

 

Missions diverses

-     Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu

-     Accompagnement des stagiaires

 

 

 

 

 

 

 

 

> Votre profil

Connaissances mobilisées :

 -    Formation en secrétariat et bonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale- Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers (une connaissance du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise" serait appréciée)

-     Maîtrise des procédures administratives,

-     Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales

-     Classement et archivage,

-     Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,

-     Notions d’organisation et de gestion du temps.

 

Compétences requises :

-     Organiser, gérer, anticiper,

-     S’adapter au changement,

-     Faire preuve de fiabilité et de discrétion

-     Rendre compte,

-     Faire preuve de réactivité,

-     Garantir la confidentialité,

-     Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus

 

 

> SPECIFICITES :

 

Pics d’activité conjoncturels / Contraintes horaires et calendaires spécifiques

 

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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