Assistant ou Assistante CAO et contrôle de légalité
Réf. 377-23
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 16/04/2023
La Région Île-de-France recherche un(e) Assistant ou Assistante CAO et contrôle de légalité pour :
PMAJI - Pôle marchés, achats, juridique, immobilier - 530, PMAJI - Direction de la commande publique - 265, PMAJI - Cellule CAO, jurys et contrôle de légalité - 266
Assiste les gestionnaires jurys et CAO dans l'organisation administrative et matérielle des séances.
Vérifie les dossiers de marchés et avenants avant leur transmission à la préfecture.
> Vos missions
MISSION 1 : Prépare et suit l'organisation matérielle et logistique des commissions gérées par le
service. En présentiel pour des jurys de concours et marché globaux, en visioconférence pour la
CAO, CDSP et CCSPL
1.1 Réceptionne les maquettes et les planches reçues dans le cadre des jurys de concours et
marchés globaux. Participe à l'anonymat des projets. Réserve et prépare la salle des
jurys/ commande les boissons/ vérifie le matériel de la salle
1.2 Prépare et envoie les convocations accompagnées des dossiers de séance aux membres
des différentes commissions dans des délais encadrés. Prépare en amont les pièces de
la séance (PV, rapports, feuilles de présence...). S'assure du quorum.
1.3 Pour les commissions en présentiel gère en accord avec l'accueil les membres
extérieurs à la région. Met en ligne les calendriers prévisionnels et les ordres du jour
sur la plateforme régionale Elien. Renseigne les tableaux de suivi.
MISSION 2 : Assure le bon déroulement des séances et les opérations administratives en
découlant.
2.1 Participe aux commissions, soit en visioconférence soit en présentiel pour les jurys de
concours et marchés globaux. Assure les opérations liées à la bonne tenue des
commissions,
2.2 Assure du suivi de la cao /jury ( signature et diffusion des procès-verbaux, reporting
dans les outils dédiés)
MISSION 3 : Instruit et suit les dossiers transmis par les pôles et les mandataires avant envoi à la
préfecture pour contrôle de légalité
3.1 Vérifie le respect des procédures et la conformité des pièces administratives et
contractuelles des dossiers transmis
3.2 Saisit les documents sur le support de télétransmission 'PASTELL'
3.3 Renseigne les tableaux internes de suivi de l'activité du service servant à
l'établissement de statistiques.
MISSION 4 : Classement et archivage
Référent sur le site de la Région Elien.
1.1 Classement des documents par séance de CAO et archivage ponctuel
Supplée les gestionnaires CAO et jury en cas d'absence sur l'organisation des
commissions.
1.2 Référent sur le site de la Région Elien pour la partie 'espace-achats-publics' pour le
service, à ce titre procède à la mise en ligne de documents
> Votre profil
Connaissance :
- Connaissance des outils informatiques usuels
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives aux marchés publics-
- Aisance rédactionnelle
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation
- Méthode et rigueur
- Capacité d'adaptation
- Bon relationnel
Savoir-faire relationnel :
- Aptitude au travail en équipe et à la concertation
- Écoute et réactivité
- Discrétion
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Construisons ensemble notre lieu de travail de demain
La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.