Un assistant ou une assistante de direction

Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2^nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements. Il gère un parc de 6,5 millions de mètres carrés.

La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature ainsi que leur exécution financière, les logements de fonction des EPLE. Elle a la charge du suivi des obligations fiscales liées à la gestion du domaine des lycées (foncier, établissements logements) et celles liées à la mise en œuvre des projets.

Vous participez, auprès du directeur et du directeur adjoint de la performance, notamment à la gestion administrative et logistique, ainsi qu’à la coordination et à la communication de la direction.

> Vos missions

MISSION 1 : Gestion administrative et logistique

•       Gérer les agendas complexes et mouvants du directeur et du directeur adjoint : planification et suivi des rendez-vous, optimisation des emplois du temps (CODIR, COPIL, COPROJ, comités, bilatérales, réunion de direction, entretiens de recrutement, séminaires, point hebdo, dialogue de gestion, réunions avec les partenaires, formations, ateliers…)

•       Dispatching des courriers entrants /sortants (papier et Elise)

•       Mettre en forme et archiver des documents administratifs : courriers, notes, rapports, présentations.

•       Rédiger un flash info du CODIR de la DPBC à destination de l’ensemble des agents

•       Création et mise à jour de tableaux de suivi

•       Elaboration de rétro planning

•       Suivre et coordonner les éléments logistiques : réservation de salles, organisation de déplacements, gestion des fournitures

•       Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.

MISSION 2 : Coordination et communication

·         Assurer une communication fluide entre la direction et les équipes internes (agents, chefs de service, autres directions du pôle, autres pôles de la RIF, les autres assistantes du pôle et de la Région).

·         Faciliter les relations avec les partenaires externes : suivi des correspondances, organisation des échanges et événements.

·         Centraliser et diffuser les informations pertinentes pour les différents interlocuteurs.

MISSION 3 : Contribution aux projets transverses

·         Apporter un soutien ponctuel à la réalisation des projets pilotés par la direction.

> Votre profil

·         Connaissance de l'organisation, des politiques et de l'environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale

·         Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale

·         Expérience significative en assistanat de direction appréciée

·         Capacité à travailler dans la transversalité et dans l’urgence

·         Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook, PowerPoint, Teams...) et logiciels régionaux (ELISE, AIRS DELIB, GTA)

·         Maîtrise des techniques d'assistanat et de secrétariat de direction

·         Maitrise des règles des expressions orale et écrite

·         Polyvalence, autonomie, organisation, rigueur

·         Fiabilité, disponibilité, discrétion, réactivité

·         Respect de la confidentialité

·         Capacité de gestion de demandes multiples, sens de l'initiative et de rendre compte

·         Excellent relationnel