Un ou une Gestionnaire administratif et commande publique

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Vous intervenez sous l’autorité du responsable du service support afin d’assurer l’interface entre les chargés de mission du Pôle Information, Communication et Relations avec les Publics (PICRP) et le Pôle des affaires financières, juridiques et patrimoniales (PAFJP). Vous apportez également un appui au pilotage administratif du pôle, en facilitant la coordination, le suivi des dossiers et la circulation des informations.

> Vos missions

Interface et coordination des marchés publics

• Vous assurez l’interface entre les chargés de mission du pôle Information, Communication et Relation avec les Publics (PICRP) et le pôle des affaires financières, juridiques et patrimoniales (PAFJP) dans le cadre de la passation des marchés publics
• Vous participez à l’élaboration des marchés publics inférieurs à 60 000 € HT, depuis la réception du besoin jusqu’à la notification :
    - choix de la procédure,
    - instruction des pièces administratives,
    - sécurisation juridique des dossiers.
• Vous assurez le suivi des marchés en cours de passation ou à lancer et intervenez comme interlocuteur privilégié du pôle PAFJP tout au long de la procédure de sélection
• Vous apportez un conseil juridique aux chargés de mission pour les marchés supérieurs à 60 000 € HT, en lien avec le pôle PAFJP :
  - formalisation des besoins,
  - accompagnement à la rédaction des Cahiers des Clauses Techniques Particulières (CCTP), 
  - préparation des annexes financières et des pièces administratives,
  - appui à la finalisation des rapports d’analyse des offres
• Vous contribuez à la rédaction des documents contractuels, notamment le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) et les documents financiers associés
   

Suivi de l’exécution des marchés

• Vous assurez le suivi juridique et administratif de l’exécution des marchés :
  - avenants,
  - révisions de prix,
  - déclarations et agréments de sous-traitance
• Vous êtes force de proposition sur les évolutions contractuelles nécessaires à la bonne exécution des marchés et assurez le lien avec le pôle PAFJP
• Vous vérifiez la conformité des actes administratifs et contractuels et alertez sur les risques juridiques
   

Gestion des outils, programmation et gestion prévisionnelle

• Vous assurez, en lien avec les services du PICRP et le PAFJP, la gestion prévisionnelle et la planification des marchés
• Vous élaborez et mettez à jour les outils de suivi administratif :
  - plannings de passation,
  - tableaux de suivi,
  - outils de pilotage
• Vous créez et actualisez les fiches marchés dans l’outil EgF
• Vous intégrez les pièces contractuelles nécessaires à la bonne instruction comptable des dossiers, en coordination avec le chef de service
• Vous assurez le lien administratif avec les titulaires des marchés
• Vous gérez les droits de tirage et l’utilisation des marchés par les autres directions, dans le respect de la computation des seuils
• Vous accompagnez les services du pôle dans la bonne exécution des marchés :
  - mise à disposition des CCTP et des Bordereaux des Prix Unitaires (BPU) dans un espace dédié,
  - création d’alertes liées aux reconductions et aux révisions de prix
   

Appui transverse et accompagnement du service

• Vous êtes la personne ressource en commande publique pour le pôle et contribuez à la diffusion des bonnes pratiques auprès des équipes du PICRP
• Vous participez aux échanges transversaux avec les équipes achats, marchés et juridique
• Vous réalisez des actions de visualisation et d’extraction de données relatives à la consommation budgétaire des marchés du pôle
   

> Votre profil

Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales, ainsi que de la réglementation et des procédures liées aux marchés publics. Vous maîtrisez les outils de suivi des marchés publics, ainsi que les outils dédiés à la préparation, au suivi et à l’exécution budgétaire.

Vous possédez de réelles qualités rédactionnelles et de synthèse, et savez faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’initiative dans la gestion de vos missions. Vous êtes également à l’aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel et Outlook 💻.

Appréciant le travail en équipe, vous faites preuve de rigueur et savez réagir avec efficacité face aux imprévus. Votre réactivité et votre capacité d’adaptation vous permettent d’évoluer sereinement dans des environnements exigeants et en constante évolution.

> Pourquoi nous rejoindre ?
 

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance
• 💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :
• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents