Un assistant ou une assistante de Service Amiante et Plomb - CDD 1 an

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Vous assurez le suivi administratif, le contrôle documentaire et la dématérialisation des dossiers réglementaires amiante et plomb, tout en garantissant la fiabilité, la traçabilité et la bonne diffusion des informations techniques auprès des différents interlocuteurs.

> Vos missions

Suivi administratif de la documentation technique

• Vous assurez la mise à jour et le classement des Dossiers Techniques Amiante (DTA) et des Dossiers Techniques Plomb (DTP).
• Vous vérifiez la concordance des documents entre les différents supports :
  • dossiers papier,
  • dossiers numériques,
  • plateformes documentaires.
• Vous pilotez le traitement des documents et sollicitations entrants ainsi que les envois associés.
• Vous rédigez et diffusez des comptes rendus, courriers et communications officielles.
• Vous assurez la transmission de la documentation technique aux établissements concernés.
• Vous garantissez le maintien d’un classement rigoureux, papier et numérique, ainsi que la traçabilité des échanges et des documents réglementaires.

Gestion documentaire des dossiers amiante et plomb

• Vous assurez l’intégration des rapports après validation des gestionnaires et veillez à leur classement physique et numérique dans les DTA/DTP conformément aux normes en vigueur.
• Vous contrôlez la traçabilité complète de chaque document intégré aux dossiers réglementaires.
• Vous participez à l’actualisation continue des tableaux de suivi des campagnes et produisez les indicateurs de suivi associés.
• Vous vérifiez la concordance entre :
  • les plateformes numériques,
  • le portail unique,
  • la documentation physique.
• Vous intégrez les documents numérisés sur les plateformes dédiées et le portail documentaire.

Numérisation et optimisation des dossiers techniques

• Vous assurez la dématérialisation complète des dossiers réglementaires papier existants.
• Vous numérisez l’ensemble des documents des DTA et DTP et veillez à leur bonne intégration dans les outils documentaires.
• Vous organisez et indexez les documents afin de faciliter leur recherche et leur exploitation.
• Vous contrôlez la qualité des numérisations et garantissez l’intégrité des données et des documents dématérialisés.
• Vous participez à la transmission des informations et au suivi administratif auprès des chefs d’établissement.

> Votre profil

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs et évoluez avec aisance dans un environnement administratif, institutionnel et politique. Organisé·e et méthodique, vous savez assurer le classement, le suivi et la gestion de dossiers avec rigueur et fiabilité.

Vous êtes en capacité de prioriser vos tâches, de comprendre et d’appliquer des consignes, procédures ou réglementations dans votre domaine d’intervention. Vous utilisez efficacement les outils de suivi d’activité et faites preuve d’adaptabilité dans l’appropriation de nouveaux outils et méthodes de travail.

Rigoureux·se dans la gestion documentaire, vous savez trier, classer, assembler et ordonner les informations et dossiers tout en veillant au respect des délais. Vous êtes également attentif·ve à la qualité des traitements réalisés et savez alerter en cas d’anomalie ou de difficulté identifiée.

Reconnu/reconnue pour votre discrétion, votre réactivité et votre sens de l’organisation, vous appréciez le travail en équipe et contribuez activement à une dynamique collective fondée sur la coopération et le sens du service public.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents